รู้จักการทำงานแบบ Paperless แนวคิดยุคใหม่ที่ทุกองค์กรควรปรับใช้งาน

 

การทำธุรกิจในยุคนี้จำเป็นต้องก้าวให้ทันโลก การพัฒนาองค์กรที่เคยใช้ระบบเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า มีปัญหาจุกจิก จึงเป็นหนึ่งในเรื่องที่หลายองค์กรทั่วโลกให้ความสนใจ เพราะนอกจากจะลดปัญหาการสืบค้นเอกสารเพื่อนำมาใช้แล้ว ยังช่วยลดการใช้กระดาษโดยสิ้นเปลือง ลดปริมาณขยะในสำนักงาน และช่วยลดปริมาณการตัดต้นไม้เพื่อนำมาผลิตกระดาษ เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรต่อโลกอีกด้วย

 

ระบบเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless เป็นระบบที่ช่วยให้การใช้งานเอกสารมีความง่ายดาย รวดเร็ว ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพ หากองค์กรไหนที่อยากปรับมาใช้ระบบ Paperless ก็ยังไม่สายเกินไป เราจะมาเจาะลึกว่า Paperless คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรไปพร้อม ๆ กันในบทความนี้

 

ทำความรู้จัก Paperless คืออะไร

 

 

Paperless คือ ระบบที่เข้ามาช่วยดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสาร และจัดการข้อมูลในองค์กรโดยไม่พึ่งพาการใช้กระดาษ แต่อาจจะใช้กระดาษเฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น องค์กรที่ใช้ระบบ Paperless จะใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลในการสร้างเอกสารและจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนวิธีพิมพ์เอกสารหรือเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษนั่นเอง ยกตัวอย่างองค์กรที่ใช้ระบบ Paperless เช่น กรมศุลกากร และโรงพยาบาล

 

ถึงแม้ระบบ Paperless จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าหลากหลายองค์กรก็ต่างหันมาจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพราะมีความเหมาะสมกับวิถีชีวิตของมนุษย์ในปัจจุบันที่อาจมีการทำงานแบบ Work from Home หรือนักเรียนที่ต้องเรียนออนไลน์นั่นเอง

 

ระบบ Paperless มีข้อดีอย่างไร

การเปลี่ยนมาจัดการเอกสารด้วยระบบ Paperless คือหนึ่งในวิธีประหยัดกระดาษในองค์กรที่ดีที่สุด อีกทั้งยังได้ประโยชน์ด้านอื่น ๆ ที่ช่วยให้การทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น

 

• เข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา
• มีความสะดวกในการนำเสนอข้อมูล
• ช่วยให้เข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
• เพิ่มความสะดวกในการนำข้อมูลไปใช้
• มีความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสาร จากการจำกัดสิทธิ์เข้าถึง
• ช่วยให้สิ่งแวดล้อมดีขึ้น จากการลดปริมาณกระดาษ
• ลดการใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และค่าใช้จ่ายบางส่วน
• ลดความเสี่ยงในการชำรุดและสูญหายของเอกสาร
• ประหยัดเวลาในแต่ละขั้นตอนของระบบงาน เช่น การรับส่งเอกสาร การขออนุมัติลงนามในเอกสาร

 

เทคโนโลยีและเครื่องมือที่ใช้ในระบบ Paperless มีอะไรบ้าง

 

 

1. เครื่องมือที่ใช้สร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เครื่องมือที่สำคัญในระบบ Paperless คือคอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรมที่มีหน้าที่สร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เครื่องมือจาก Microsoft Office อย่าง Words, Excel, PowerPoint และอื่น ๆ หรือเครื่องมือจาก Google Workspace อย่าง Docs, Sheets, และ Slides และด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล ทำให้มีระบบ DMS ที่เป็นระบบจัดการเอกสารกระดาษให้เป็น E-Document ช่วยสร้าง Workflow ให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างแม่นยำ ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล และสามารถใช้งานข้อมูลได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด

อ่านสาระน่ารู้เกี่ยวกับ Document Management System ได้ที่: ระบบ DMS กับแนวคิด Paperless ที่เจ้าของธุรกิจต้องปรับตัว

 

 

2. สแกนเนอร์ที่ใช้แปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

แสกนเนอร์ที่ใช้ในการแปลงเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษเป็นให้กลายเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นจะต้องมีเครื่องสแกนเนอร์เพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นรูปภาพหรือไฟล์ PDF ซึ่งด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันนอกจากเครื่องสแกนเนอร์แล้ว ยังสามารถสแกนเอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้นผ่านโทรศัพท์อีกด้วย

 

3. การเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

การเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการเซ็นลงนามเอกสาร เซ็นอนุมัติงานเอกสารต่าง ๆ หากปรับเปลี่ยนเข้าสู่ระบบ Paperless แล้ว การใช้เทคโนโลยีมาช่วยก็จะประหยัดเวลาและทรัพยากรมากกว่าการพิมพ์เอกสารมาเซ็น

 

4. Cloud Storage

Cloud Storage คือบริการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ เช่น Google Drive, Dropbox, หรือ OneDrive ที่สามารถเก็บข้อมูลและเอกสารไว้ในระบบ Cloud ที่เชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ต

 

 

5. Backup Storage

การสำรองข้อมูลช่วยเพิ่มความปลอดภัยเป็นขั้นตอนสำคัญในระบบ Paperless ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมี Backup Storage เอาไว้เพื่อสำรองข้อมูล โดยอาจเลือกใช้ External Hard Drive หรือบริการ Cloud Backup Service ตามความต้องการขององค์กร

 

 

6. ระบบ Knowledge Management

ระบบ Knowledge Management หรือระบบจัดการความรู้ เป็นชุดเครื่องมือที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร วิธีการสืบค้น และการนำข้อมูลไปใช้ สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามบทบาทของผู้ใช้ได้อีกด้วย ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระเบียบ มีความปลอดภัย

 

 

สรุปเหตุผลที่องค์กรควรใช้ระบบ Paperless

 

ในปัจจุบันไปจนถึงอนาคตข้างหน้า Paperless คือระบบที่เข้ามามีบทบาท เพื่อให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างลื่นไหล ช่วยลดต้นทุนด้านทรัพยากร และยังช่วยลดปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมจากการลดปริมาณกระดาษ ระบบ Paperless จึงมีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำธุรกิจ ที่จะช่วยลดทรัพยากรกระดาษที่มีต้นทุนการผลิตสูง โดยที่ไม่ต้องง้อกระดาษอีกต่อไป

 

โดย ระบบ DMS (Document Management System) เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่จะช่วยให้ Paperless เป็นจริงได้ เพราะสามารถจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital นำองค์กรเข้าสู่การทำงานรูปแบบใหม่ได้อย่างเต็มตัว เข้าถึงข้อมูลได้จากที่ทุกที่ ทุกเวลา ประหยัดเวลาในการสืบค้นข้อมูลจากเอกสารกระดาษ และช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษในสำนักงาน หากองค์กรต่าง ๆ หันมาใช้งานระบบ DMS กันมากขึ้น ก็จะส่งผลให้การตัดต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษน้อยลงไปในที่สุด

 

เจ้าของธุรกิจสมัยใหม่ต้องใส่ใจสิ่งแวดล้อม คุณสามารถพัฒนาองค์กรพร้อมรักษาสิ่งแวดล้อมไปพร้อม ๆ กันได้ เพียงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารจาก ดิทโต้ (Ditto) ที่มีระบบ DMS ได้มาตรฐาน พร้อมออกแบบโครงสร้างให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ และมีบริการ BPO ที่อำนวยความสะดวกในการแปลงเอกสารทุกชนิด ทุกขนาด ให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัยภายใต้มาตรฐานด้านความปลอดภัยในระดับสากล

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand