ก้าวสู่องค์กรไร้กระดาษในการทำงานยุค 5G ด้วย e-Document

  • February 15, 2022

News Description

คุณรู้หรือไม่? คนไทยใช้ปริมาณกระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านตัน หรือราวคนละ 60 กิโลกรัม/ปี ซึ่งต้องตัดต้นไม้กว่า 66.3 ล้านต้น/ปี เท่ากับว่าในทุก ๆ 1 นาที จะต้องมีต้นไม้ที่ถูกนำมาทำเป็นกระดาษมากถึง 126 ต้นเลยทีเดียว! และที่สำคัญคือ ยิ่งปริมาณต้นไม้น้อยลง จะยิ่งส่งผลให้อุณหภูมิโลก และมลภาวะทางอากาศเพิ่มสูงขึ้น ส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อธรรมชาติเป็นวงกว้าง

 

ทำงานยุค 5G ด้วย e-Document

 

หลายประเทศจึงหันมาให้ความสนใจกับเทคโนโลยีสีเขียว และตั้งปณิธานที่จะลดการตัดต้นไม้กันมากขึ้น จึงเกิดเป็นนโยบายที่ช่วยผลักดันเทคโนโลยีสมัยใหม่ อย่าง e-Document ที่ไม่ต้องพึ่งพาการจัดเก็บข้อมูลลงบนกระดาษเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซึ่งถือเป็นการมีส่วนช่วยลดการตัดต้นไม้มาทำกระดาษไปโดยปริยาย ผนวกกับอินเทอร์เน็ตความเร็ว 5G ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตทำให้ e-Document กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น

 

เพื่อขานรับการมาของยุคดิจิทัล องค์กรหลายแห่งจึงมีเป้าหมายเพื่อนำพาองค์กรเข้าสู่ระบบ Paperless ใช้งานกระดาษให้น้อยที่สุด ส่งเสริมการใช้งานผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น เพื่อจุดประสงค์สำคัญ ดังนี้

 

 

  • ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้งานเอกสารกระดาษ เช่น ดินสอ ปากกา หมึกพิมพ์ เครื่องพิมพ์ หรือเครื่องทำลายเอกสาร ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการใช้งานกระดาษที่มีต้นทุนต่อชิ้นสูง และต้องเสียค่าบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ทำให้สิ้นเปลืองทั้งงบประมาณ ทรัพยากรและค่าใช้จ่าย รวมถึงค่าอุปกรณ์และพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร ที่นับวันมีแต่เพิ่มมากขึ้นอย่างไร้จุดสิ้นสุด

 

  • ลดเวลาและขั้นตอนในการทำงาน เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลปริมาณมหาศาลในรูปแบบกระดาษทำให้ยากต่อการค้นหา หรือการดำเนินงานผ่านเอกสารที่ต้องใช้เวลานานกว่าจะส่งเรื่องถึงหัวหน้างานและส่งกลับมา ด้วยความลำบากในจุดนี้ e-Document จึงเป็นตัวช่วยสำคัญที่มาเพื่อแก้ไขปัญหานี้โดยเฉพาะ เพียงแค่สแกนเอกสารกระดาษ แปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำเข้าใช้งานในระบบจัดการเอกสาร ทำให้ไม่ต้องหอบกองเอกสารเข้า-ออกให้ยุ่งยากอีกต่อไป ช่วยลดโอกาสเอกสารชำรุด หรือสูญหายได้เป็นอย่างดี

 

  • สามารถรวบรวม ตรวจสอบ จัดเก็บ และจำแนกข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ เพราะหน่วยความจำของอุปกรณ์บันทึกข้อมูลสมัยนี้ได้มีการพัฒนาความจุได้มากกว่า 1TB แล้ว ซึ่งเทียบเท่ากับการใช้กระดาษนับล้านแผ่น ทำให้จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปริมาณมหาศาลได้ สร้างไฟล์จำแนกข้อมูลได้ไม่จำกัด ตรวจสอบได้ง่ายรวดเร็ว เข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ และยังสามารถติดตามขั้นตอนเอกสารได้อย่างเรียลไทม์ผ่านระบบ DMS (Document Management System) ที่เรียกได้ว่า “ครบจบในที่เดียว”

 

  • มีความปลอดภัยสูงในการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร ข้อมูลบางอย่างไม่อนุญาตให้เข้าถึงได้ทุกคน จึงต้องมีการจัดเก็บ เข้ารหัสไว้อย่างแน่นหนา และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้น หากเป็นเอกสารแบบเก่า การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลอาจทำได้ยากกว่าและมีช่องโหว่มากกว่า อีกทั้งหากเก็บไว้นานกระดาษอาจเสื่อมสภาพไปตามธรรมชาติ ทำให้ข้อมูลสูญหาย ดังนั้นเอกสารที่ถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ผ่านระบบ DMS (Document Management System) ที่สามารถจัดระบบป้องกันการเข้าถึงได้แน่นหนากว่า พร้อมในการตรวจสอบย้อนหลังว่าใครเข้าไปใช้งานไฟล์ที่เก็บไว้ และยังง่ายต่อการ Back Up สำรองข้อมูลไว้กรณีไฟล์เสียหายอีกด้วย

 

  • ความน่าเชื่อถือ ประเด็นนี้ยังค่อนข้างเป็นสิ่งใหม่ในสังคมอยู่ เพราะในกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องในทางกฎหมาย หรือหลักฐานทางธุรกิจ เอกสารกระดาษย่อมเป็นข้อมูลยืนยันที่มีความน่าเชื่อถือสูงกว่า แต่อย่างไรก็ตาม ตามหลักกฎหมายแล้วไม่ว่าเอกสารจะเป็นรูปแบบใด ขอแต่เพียงมีลายมือชื่อยืนยันข้อมูลในเอกสาร ย่อมมีผลบังคับทางกฏหมายได้ ด้วยเหตุนี้ จึงมึการใช้ e-Document กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นในหลาย ๆ องค์กร

 

  • ป้องกันการสูญหายได้ การจัดเก็บเอกสารแบบ e-Document สามารถป้องกันความเสี่ยงในการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารได้มากกว่าการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพราะเมื่อคุณสร้างไฟล์ e-Document แล้ว เอกสารจะยังคงอยู่ ยกเว้นเสียแต่จะมีการกดลบเอกสาร ซึ่งเมื่อเทียบกับการใช้เอกสารแบบกระดาษที่ต้องจัดเก็บใหม่ทุกครั้งหลังใช้งาน จะมีโอกาสสูญหายได้ในทันที หากเอกสารนั้นไม่ถูกจัดเก็บในแฟ้มที่ถูกต้องอย่างเป็นระเบียบ ทำให้ e-Document ตอบโจทย์ในการลดความเสี่ยงการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างดี และยิ่งตอนนี้มีเทคโนโลยีใหม่อย่าง Smart Contract บนระบบ Blockchain ที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของเอกสารมากยิ่งขึ้น เป็นตัวการันตีได้เลยว่าบริษัทต่าง ๆ จะหันมาทำสัญญาและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ e-Document กันมากขึ้น

E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

ด้วยเหตุผลตามที่ได้กล่าวมาทำให้ e-Document ก้าวเข้ามามีบทบาทสำคัญในเกือบทุกขั้นตอนภายในองค์กร ทำให้พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างชัดเจน รวมถึงปรับรูปแบบธุรกิจของคุณให้อยู่ในรูปแบบ Paperless และยังมีประโยชน์อีกมากมายที่คุณคาดไม่ถึง อาทิ

 

  • เพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย ลดผลกระทบขององค์กรต่อสิ่งแวดล้อม เมื่อการทำงานถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ออนไลน์ เอกสารกระดาษก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป ช่วยลดการสั่งซื้อกระดาษรายเดือนหรือรายสัปดาห์ ลดผลกระทบจากการตัดต้นไม้มาทำกระดาษ ฟื้นฟูสิ่งแวดล้อมได้ในทางอ้อม

 

  • เป้าหมายลดขยะองค์กรให้เป็นศูนย์ ปรับใช้ Digital Transformation ในทุก ๆ ปีปริมาณขยะจากกระดาษคิดเป็น 19% จากปริมาณขยะทั้งหมด 2.47 ล้านตัน เท่ากับว่าเราต้องทิ้งขยะที่เกิดจากกระดาษราว 469,300 ตัน / ปีไปอย่างน่าเสียดาย หากเปรียบเทียบเป็นจำนวนต้นไม้ จะเรียกได้ว่าหายไปเกือบทั้งป่า ดังนั้นการปรับใช้เป็นระบบ Digital Transformation เปลี่ยนข้อมูลกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัล จะช่วยลดการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มพื้นที่ ลดรายจ่ายได้ดี

 

  • เลิกการใช้กระดาษด้วย DMS เปลี่ยนงานเอกสารที่น่าปวดหัว ยากต่อการค้นหา และยากต่อการจัดเก็บได้ง่าย ๆ เพียงเปลี่ยนมาใช้ระบบ DMS (Document Management System) ที่เปลี่ยนจากข้อมูลบนกระดาษให้มาอยู่ในรูปแบบดิจิทัลออนไลน์ ซึ่งช่วยทั้งเรื่องของการดำเนินการจัดเก็บเอกสาร การจัดการเอกสาร และการติดตามเอกสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

 

ยิ่งไปกว่านั้น ตอนนี้คนทำงานเริ่มหันมาทำงานแบบ Hybrid กันมากขึ้น โดยสลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศและบางวันก็ทำงานจากที่บ้าน ทำให้เอกสารที่ใช้ในการทำงานต้องมีการโยกย้ายอยู่ตลอดเวลา ยุ่งยากในการเคลื่อนย้าย จะทำอะไรก็ลำบาก และยังเสี่ยงต่อการสูญหาย ดังนั้นการเปลี่ยนข้อมูลจากกระดาษธรรมดาให้กลายเป็น ‘ดิจิทัล’ จึงตอบโจทย์ที่สุด เพราะนอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษที่ไม่จำเป็น (Paperless) ยังช่วยจัดการ จัดเก็บและติดตามเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างเรียลไทม์จากที่ไหนก็ได้เพียงปลายนิ้ว โดยไม่ต้องเคลื่อนย้ายเอกสารไปมาให้เสียเวลา

 

หากอยากก้าวให้ทันยุคสมัยที่เปลี่ยนไป Ditto ขอให้เริ่มด้วยการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-Document ที่ได้มาตรฐาน จัดเก็บง่าย และดูแลง่ายดีกว่าครับ

 

สนใจหรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เกี่ยวกับ ระบบ DMS Ditto

📞 02-517-5555

dittothailand.com/contact-us

Line edoc


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว | นโยบายการกำกับดูแลกิจการ | Privacy Notice และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save