ระบบจัดการเอกสาร อบจ. ช่วยให้ฝ่ายไหนทำงานได้สะดวกขึ้นบ้าง

 

ปัญหาเอกสารของหน่วยงาน อบจ. ที่เกิดขึ้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะเอกสารมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และขาดการบริหารจัดการในแต่ละกระบวนการ เมื่อต้องการเอกสารเพื่อนำไปเป็นหลักฐานพยานเอกสาร มักจะพบปัญหาว่าต้องใช้เวลานานในการสืบค้น และเอกสารบางส่วนกลับสูญหายไป ซึ่งปัญหาดังกล่าวนี้ ส่งผลให้เจ้าหน้าที่หน่วยงาน อบจ. ไม่สามารถบริการการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจนำไปสู่การเสื่อมประสิทธิภาพและความศรัทธาที่ประชาชนมีต่อระบบราชการ ดังนั้น การมี พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการกำหนดให้มีกฎหมายกลางในการปฏิบัติทางราชการอย่างเป็นแบบแผน เพื่อส่งเสริมให้การทำงานและการให้บริการของหน่วยงาน อบจ. ปรับเปลี่ยนไปจากเดิม

 

อบจ. คืออะไร

 

อบจ. เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่จัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติองค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 โดยเกิดขึ้นจากความต้องการกระจายอำนาจการบริหารราชการแผ่นดินจากส่วนกลาง และส่วนภูมิภาคมายังส่วนท้องถิ่น มีฐานะเป็นนิติบุคคล โดยมีพื้นที่รับผิดชอบครอบคลุมเขตจังหวัด และเป็นการบริหารราชการส่วนท้องถิ่น โครงสร้างองค์การบริหารส่วนจังหวัด ประกอบด้วยสมาชิกสภาองค์การบริหารส่วนจังหวัด นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัดและรองนายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด โดยมีบทบาทหน้าที่ให้คำปรึกษาแนะนำแก่คณะกรรมการจังหวัด เพื่อให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารงานภายใต้บทบัญญัติของกฎหมาย เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาและสนองตอบต่อความต้องการแก่ประชาชน

 

อำนาจหน้าที่ อบจ. ที่กฎหมายกำหนดอำนาจ

 

บทบัญญัติตามกฎกระทรวงฯ พ.ศ.2541 ออกตามความใน พ.ร.บ. องค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 คือ

 

• การมีน้ำเพื่อการอุปโภคบริโภคและการเกษตร
• การกำจัดขยะมูลฝอย บำบัดน้ำเสีย เพื่อรักษาทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม
• การวางผังเมือง
• การจัดให้มีการบำรุงรักษาทางบกและทางน้ำ
• การจัดให้มีท่าเทียบเรือ ท่าข้าม ที่จอดรถและตลาด
• การป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย และอื่น ๆ อีกมากมาย

 

โดยมีการรับผิดชอบในการบริหารราชการให้เป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับ ตามที่กฎหมายกำหนด

 

รูปแบบโครงสร้างของ อบจ.

 

โครงสร้างของ อบจ. ตามพระราชบัญญัติองค์การบริหารส่วนจังหวัด ประกอบด้วยสภาองค์การบริหารส่วนจังหวัดและนายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด กล่าวคือ โครงสร้างของ อบจ. เป็นโครงสร้างการบริหารแบบสภา – นายกเทศมนตรี โดยแบ่งเป็น 2 ฝ่าย คือ สภา อบจ. ทำหน้าที่ในทางนิติบัญญัติ และนายก อบจ. ทำหน้าที่หัวหน้าฝ่ายบริหาร มีรูปแบบโครงสร้าง ดังต่อไปนี้

 

1. สภา อบจ. ประกอบด้วย

• ประธานสภา อบจ.
• รองประธานสภา อบจ. (2 คน)
• เลขานุการสภา อบจ.
• คณะกรรมการสามัญประจำสภา
• คณะกรรมการสามัญ
• คณะกรรมการวิสามัญ

 

2. นายก อบจ. ประกอบด้วย

• รองนายก อบจ. (2-4 คน)
• ปลัด อบจ.
• ส่วนงานต่าง ๆ

 

หน้าที่การทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของสภา อบจ. ที่ควรนำเข้าระบบจัดการเอกสาร อบจ.

 

• การตั้งกระทู้ถาม

เป็นการตั้งคำถามเกี่ยวกับนายก อบจ. หรือรองนายก อบจ. ในเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานในหน้าที่

 

• การเสนอข้อสอบถามต่อประธานสภา

เพื่อให้ผู้ว่าราชการจังหวัดหรือหัวหน้าส่วนราชการในจังหวัดมาชี้แจงข้อเท็จจริง ที่เกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ของราชการส่วนภูมิภาค

 

• การเลือกสมาชิกสภาเป็นกรรมการสามัญ และที่ไม่ได้เป็นสมาชิกสภาเป็นกรรมการวิสามัญ

เพื่อพิจารณาเอกสารการสอบสวน แล้วรายงานต่อสภา อบจ.

 

• การตั้งคณะกรรมการสามัญประจำสภา อบจ.

มีหน้าที่ในการให้ความเห็นชอบในการออกข้อบัญญัติชั่วคราว ในกรณีที่นายก อบจ. จำเป็นต้องประกาศใช้ข้อบัญญัติ

 

• การเสนอร่างข้อบัญญัติ

เอกสารงบประมาณรายจ่าย หรือเรื่องอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อสภาเพื่อตรวจสอบ

 

หน้าที่การทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของนายก อบจ. ที่ควรนำเข้าระบบจัดการเอกสาร อบจ.

 

• การสั่งการ

เอกสารการมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการสั่งหรือปฏิบัติราชการของรองนายก อบจ.

 

• การทำคำร้องยื่นต่อประธานสภา

เพื่อขอให้เปิดการประชุมสภาสมัยวิสามัญเมื่อมีความจำเป็น

 

• การเข้าร่วมประชุม

การแถลงข้อเท็จจริง ตลอดจนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานในหน้าที่ของตนต่อที่ประชุม

 

• การมอบอำนาจในการสั่ง

เอกสารการปฏิบัติราชการแก่รองนายก อบจ. ปลัด อบจ. หรือรองปลัด อบจ. ปฏิบัติราชการแทน

 

• การเสนอร่างข้อบัญญัติ

เอกสารงบประมาณรายจ่าย หรือเรื่องอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อสภาเพื่อตรวจสอบ

 

• การกำหนดนโยบาย

เอกสารการบริหารราชการของ อบจ. ให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ ข้อบัญญัติ และนโยบาย

 

จากข้อมูลที่กล่าวไปข้างต้น จะเห็นว่า สภา อบจ. และนายก อบจ. ทั้ง 2 ฝ่าย มีรูปแบบการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารซะส่วนใหญ่ ซึ่งถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของกระดาษ มีความลำบากในการจัดเก็บดูแลรักษา การจัดหมวดหมู่ของเอกสาร หรือเรียงลำดับตามเหตุการณ์ รวมถึงการกำหนดรหัสหมายเลขของเอกสาร เพื่อการค้นหาข้อมูลในอดีตจนถึงปัจจุบัน

 

ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงวิธีจัดการเอกสารด้วยการนำระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. มาใช้จัดการงานเอกสาร จึงมีความสำคัญต่อองค์กรและเจ้าหน้าที่รัฐเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นการใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างหลากหลายประการ เช่น ความสะดวกในการสร้างเอกสาร การจัดเก็บ การสืบค้นข้อมูลในการเข้าถึง และทำให้รูปแบบของการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งแน่นอนว่า Ditto ได้เล็งเห็นถึงปัญหาและพร้อมผลักดันให้หน่วยงาน อบจ. มีรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย พร้อมก้าวเข้าสู่สังคมไร้กระดาษ (Paperless Society) ได้อย่างเต็มรูปแบบ ด้วยเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ของทาง Ditto

 

 

สอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand