จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ทำให้หลายองค์กรที่มีรูปแบบการบริหารงานแบบรวมอำนาจการตัดสินใจต่าง ๆ ไว้ที่บุคคลเดียว (Centralization) ประสบปัญหาและส่งผลกระทบต่อการทำงานขึ้น ส่งผลให้ปัจจุบันหลายองค์กรเกิดการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารมาเป็นรูปแบบของการกระจายอำนาจ หรือที่เรียกกันว่า “Decentralized”
Decentralized คือ การกระจายอำนาจให้พนักงานในองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญได้มีอำนาจในการตัดสินใจ ก่อให้เกิดการดำเนินงานที่คล่องตัว สะดวกและฉับไว โดยเฉพาะเมื่อเกิดสถานการณ์วิกฤตอย่างที่ผ่านมา
เพื่อให้ทุกคนเข้าใจการบริหารองค์กรแบบ Decentralized ว่าคืออะไร? แตกต่างกับแนวคิดบริหารแบบ Centralizetion อย่างไรบ้าง? วันนี้เราไปทำความรู้จักแนวคิดเหล่านั้นพร้อมกันเลย
การบริหารองค์กรแบบ Decentralized คืออะไร
การบริหารองค์กรในรูปแบบ Decentralized คือ การกระจายอำนาจในการตัดสินใจให้แก่พนักงานในตำแหน่งหรือแผนกใดก็ตามที่มีความสามารถ ความเชี่ยวชาญให้ทำการตัดสินใจ และแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องรอคำตัดสินใจจากผู้บริหารขององค์กร การบริหารในรูปแบบนี้จะช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เกิดปัญหาที่ต้องการการแก้ไขอย่างรวดเร็ว องค์กรที่มีรูปแบบการบริหารแบบ Decentralized จะสามารถปรับตัวและตอบสนองต่อปัญหาเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ขององค์กร
นอกจากนี้ เมื่อเปรียบเทียบกับการบริหารงานที่ต้องรอการตัดสินใจจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งเพียงคนเดียว (Centralization) จะเห็นว่า การบริหารแบบ Decentralized มีความยืดหยุ่นและแก้ปัญหาได้อย่างฉับไวมากกว่านั่นเอง
ความแตกต่างของแนวคิดบริหารแบบดั้งเดิม Centralization vs Decentralized
เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากขึ้น เราจำเป็นต้องรู้ก่อนว่าการบริหารในรูปแบบดั้งเดิม หรือที่เรียกกันว่า Centralization คืออะไร? และเป็นการบริหารองค์กรในลักษณะใด
การบริหารในรูปแบบ Centralization นั่นคือ การบริหารที่มีผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว หรือบอร์ดบริหารส่วนกลางมีอำนาจในตัดสินใจทุกเรื่อง ทุกประเด็นตามนโยบายและกฎระเบียบขององค์กร ก่อนจะส่งต่อคำสั่งไปยังพนักงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชานำคำตัดสินใจเหล่านั้นไปดำเนินการแก้ไขต่อไป
ซึ่งจะแตกต่างจากองค์กรที่ใช้การบริหารงานในรูปแบบ Decentralized คือ องค์กรเหล่านั้นสามารถแก้ปัญหาด่วนได้ทันทีจากการกระจายอำนาจให้แก่พนักงานที่อยู่หน้างานและมีความสามารถในการตัดสินใจแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างทันที
ข้อดีและข้อจำกัดของแนวคิดบริหารองค์กรแบบ Decentralized
แน่นอนว่า แนวคิดบริหารองค์กรแบบ Decentralized มีทั้งข้อดีและข้อจำกัด ซึ่งข้อดีของการบริหารแบบ Decentralized คือ สามารถช่วยให้การทำงานขององค์กรเคลื่อนที่ไปได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัว และฉับไวมากยิ่งขึ้น เนื่องจากการกระจายอำนาจในการตัดสินใจให้แก่พนักงานจะช่วยให้เมื่อมีโอกาสหรือวิกฤติเกิดขึ้นขณะปฏิบัติงานนั้น ได้รับการแก้ไขได้อย่างทันที
ตัวอย่างเช่น ในองค์กรมีฝ่ายต่าง ๆ มากมาย ซึ่งแต่ละฝ่ายมีปัญหาและลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน เมื่อเกิดปัญหากับงานที่รับผิดชอบผู้ที่ปฏิบัติงานอยู่หน้างานสามารถรับรู้สถานการณ์ตรงหน้าได้ดีที่สุด การให้อำนาจในการตัดสินใจจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุด
ในส่วนข้อจำกัดของการบริหารแบบ Decentralized คือ ในงานบางประเภทจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับข้อบังคับ หลักเกณฑ์และเงื่อนไขต่าง ๆ ให้เป็นไปตามมาตรฐานกำหนด งานในลักษณะนี้จึงจำเป็นต้องใช้วิธีการบริหารแบบ Centralization มากกว่า เพื่อผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอและเป็นไปตามมาตรฐาน
Case Study บริหารองค์กรตามแนวคิด Decentralized
ตัวอย่างกรณีศึกษาการทำงานของเอกชนที่ใช้การบริหารองค์กรรูปแบบ Decentralized นั่นคือ บริษัทข้ามชาติชื่อดังที่มีสาขาอยู่ทั่วโลกอย่าง Johnson & Johnson ผู้ผลิตสินค้าและบริการในหมวดหมู่อุตสาหกรรมยา เครื่องมือแพทย์ และสินค้าอุปโภคบริโภคมากมาย ส่งผลให้บริษัท Johnson & Johnson ต้องบริหารองค์กรในรูปแบบ Decentralized เพื่อกระจายอำนาจการตัดสินใจไปยังบริษัทลูกที่ให้คนในท้องถิ่นเป็นผู้บริหารสาขาต่างประเทศเอง เพราะคนท้องถิ่นจะมีความเข้าใจในวัฒนธรรมและเข้าถึงพฤติกรรมของลูกค้าภายในประเทศนั้น ๆ ได้ดีกว่าสำนักงานใหญ่
นอกจากนี้ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นในพื้นที่รับผิดชอบของสาขานั้น ๆ ทางบริษัท Johnson & Johnson ก็ให้อำนาจในการตัดสินใจแก่บริษัทที่รับผิดชอบในพื้นที่ให้สามารถตัดสินใจและจัดการปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยที่ไม่ต้องรออนุมัติจากสำนักงานใหญ่นั่นเอง
จะเห็นได้ว่า การทำงานขององค์กรที่บริหารงานในรูปแบบ Decentralized จะช่วยให้องค์กรเกิดความสะดวก คล่องตัว และฉับไวมากยิ่งขึ้น แถมยังเป็นรูปแบบการทำงานที่เหมาะกับการทำงานในยุคปัจจุบันนี้อีกด้วย ถ้าหากต้องรอการอนุมัติจากผู้บริหารเพียงคนเดียวอาจส่งผลกระทบและได้รับข้อร้องเรียนต่าง ๆ ที่สุดท้ายจะสร้างความเสียหายให้แก่องค์กรของคุณ เพราะใช้ระยะเวลาในการดำเนินงานแก้ไขไม่ทันการนั่นเอง
ซึ่งที่ Ditto Thailand เรามีทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณวางรูปแบบโครงสร้างระบบบริหารงานในรูปแบบ Decentralized ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร อาทิ การจัดการเอกสารง่าย ๆ ด้วยซอฟต์แวร์ โดยเปลี่ยนวิธีการจัดเก็บแฟ้มเอกสารในรูปแบบกระดาษ สู่การจัดการในรูปแบบไฟล์ ผ่านระบบจัดการเอกสาร DMS ที่จะช่วยให้การค้นหาข้อมูลในเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว และสามารถเข้าระบบจากที่ไหนก็ได้ตามความสะดวก รวมถึงการออกแบบ Workflow ระบบงานเอกสารให้เข้ากับการทำงานของแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ได้ทั้งในการอนุมัติเอกสาร จดหมายเวียน หนังสือเชิญประชุม หรือแม้กระทั่งการดำเนินงานในรูปแบบโครงการที่มีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมากมาย ไม่ต้องเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดในระหว่างขั้นตอน เช่น เอกสารชำรุดสูญหาย ระยะเวลาการรับ-ส่งเอกสาร การเสียเวลาในการรอผู้มีอำนาจอนุมัติในแต่ละขั้นตอน ช่วยให้ประหยัดต้นทุนและเวลาได้อย่าง
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
