แก้ไขปัญหา Work From Home ยุ่งยากด้วยระบบ Workflow   จากสถานการณ์ปัจจุบันที่มีการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้รัฐบาลมีมาตรการขอความร่วมมือให้ทำงานที่บ้าน เชื่อว่าปัญหาเหล่านี้คงทำให้หลายองค์กรนั้นเกิดความยุ่งยากของระบบงานต่าง ๆ มากมาย จากเดิมที่เคยใช้ระบบ Manual ในการทำงาน ต้องเปลี่ยนเข้าสู่ระบบ Digital เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาดังกล่าว สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล ส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลง คือ ต้องมีระบบ Workflow เข้าไปแทนกระบวนการทำงานเดิม ๆ         Workflow ช่วยวางขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร   ยกตัวอย่างเช่น การทำเรื่องขออนุมัติจากผู้จัดการในช่วง Work From Home แค่นึกภาพก็เห็นถึงปัญหาของการทำงานตามมาแล้วใช่ไหม? เพราะถ้าองค์กรยังใช้ระบบการทำงานแบบ Manual อยู่ การทำเรื่องขออนุมัติก็คงเป็นไปได้ยาก เพราะต้องดำเนินการทั้งพิมพ์และพริ้นเอกสาร แล้วส่งเอกสารนั้นให้กับผู้จัดการที่อยู่กันคนละที่เซ็น อีกทั้งยังต้องรอรับเอกสารกลับอีกด้วย เป็นขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างวุ่นวายอยู่ไม่น้อย และที่สำคัญตัวอย่างที่ยกมาเป็นแค่การขออนุมัติเพียงผู้บริหาร 1 ท่านเท่านั้น   ดังนั้นการนำระบบ Workflow เข้ามาช่วยในเรื่องของการทำงาน จะเป็นการวางขั้นตอนการทำงานทั้งหมด เช่น ถ้าหากเรามีเอกสารประเภทหนึ่งที่ต้องมีผู้อนุมัติหลายคน ระบบ Workflow จะเข้ามาวางระบบการเดินงานเอกสารตั้งแต่ต้นทางเมื่อสร้างเอกสารและส่งไฟล์งานไปยังผู้จัดการ A... read more

ความสำคัญของ ระบบ Workflow ที่สามารถช่วยพัฒนาองค์กรได้   หากพูดถึงเทคโนโลยีในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เรามักจะนึกถึง อย่างที่ทุกคนทราบกันดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวกรวดเร็วและประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันเป็นส่วนใหญ่ ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการการทำงานและระบบจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ Ditto จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลย   Workflow คืออะไร       Workflow ช่วยกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้น หัวใจหลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสารและการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติและการตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสารหรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กรได้อย่างอิสระ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยลดทอนขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้การทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิม   Workflow ช่วยทำให้เอกสารปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ความปลอดภัยของเอกสารเป็นส่วนสำคัญที่ Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารลับ รวมถึงมีการบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้ตรวจย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน ตัดปัญหาเอกสารสูญหายและปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ... read more

ข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลายครั้งที่เราพบว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตเป็นอย่างมาก โดยได้เข้ามาสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้คนมากขึ้น และยังช่วยทำให้เรื่องยากเป็นเรื่องง่ายได้อีกด้วย ซึ่งเทคโนโลยีไร้กระดาษ (Paperless) หรือที่รู้จักกันในนาม E-Document เป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ถูกนำมาใช้แทนเอกสารกระดาษ โดยใช้งานร่วมกับระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DMS (Document Management System) หรือ ECM (Enterprise Content Management) ที่มีบทบาทสำคัญในการช่วยพัฒนางานเอกสารและจัดการข้อมูลในองค์กรชั้นนำต่าง ๆ มากมาย   Document management system คืออะไร Enterprise Content Management คืออะไร เหตุผลที่ควรใช้ระบบ DMS     ในวันนี้เราจะมาอธิบายถึงข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ว่าแท้จริงแล้วเทคโนโลยีมีอิทธิพลในโลกของการทำงานมากน้อยแค่ไหน? และมีข้อดีต่อองค์กรอย่างไรกันบ้าง?     การจัดการเอกสารแบบเดิม การจัดการเอกสารแบบเดิม คือ การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ที่ครอบคลุมไปถึง การจัดเก็บ การค้นหา และการกำจัด ที่มีกระดาษเป็นทรัพยากรหลัก โดยใช้พื้นที่ในการจัดการค่อนข้างมาก ... read more

  ช่วงปีนี้เป็นยุคสมัยที่เกิดการแข่งขันสูงอย่างมากในแวดวงธุรกิจ หลากหลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์มากมายมาใช้เพื่อชิงความเป็นหนึ่งกันอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดมุ่งหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้ยืนเด่นอยู่เหนือคู่แข่งได้อย่างภาคภูมิ แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นก็มีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่เชื่อหรือไม่ว่ายังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นก็คือ ระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง Workflow แปลว่า กระแสงาน ที่มีส่วนช่วยทำให้องค์กรดำเนินงานสะดวกมากขึ้น     Workflow คืออะไร? Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติและตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนกอาจแตกต่างกันออกไป แต่ละทีมอาจมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก   ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกจนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากเสียเวลาจนเกินไป ซึ่งหลาย ๆ ระบบ Workflow ในปัจจุบันนั้นสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น การสร้างโฟลว์การอนุมัติที่สามารถแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ สามารถยื่นคำขออนุมัติเอกสารได้ผ่านอุปกรณ์ที่สะดวก และตัวระบบจะทำการบันทึกการทำงานของทุกคนทุกแผนกแบบเรียลไทม์ในทุกขั้นตอน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามเอกสารได้ตลอด เข้าถึงได้ทุกที่... read more