Paperless ถือเป็นแนวคิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ ลดการใช้เอกสารที่มาจากกระดาษ เพื่อประหยัดงบประมาณ และเพื่อเป็นการรักษาสิ่งแวดล้อม โดยในช่วงที่สถานการณ์การระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ลดการใช้กระดาษลงไป แทนที่ด้วยใช้งานเอกสารในรูปแบบออนไลน์เช่น e-Document หรือ e-Signature มากยิ่งขึ้น ซึ่งรูปแบบเอกสารออนไลน์ต่าง ๆ นี้ทำให้หลายประเทศเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารจัดการ รณรงค์ให้เดินตามแนวคิด Paperless ทางรัฐบาลของประเทศไทยเองได้เล็งเห็นความสำคัญของแนวคิด Paperless เช่นกัน จึงผลักดันให้เกิดเป็นโครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร (No Copy) ขึ้น วันนี้ Ditto ได้เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับโครงการดังกล่าวมาให้ทุกคนได้เรียนรู้ไปพร้อมกันแล้ว
โครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร No Copy คืออะไร
โครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร คือ ส่วนหนึ่งของนโยบายที่ตอบโจทย์ยุคประเทศไทย 4.0 ที่ต้องการพัฒนาประเทศให้เท่าทันกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และเมื่อไม่นานมานี้ทางรัฐบาลเองก็ได้ประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่เปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานของหน่วยงานราชการไปอย่างชัดเจน ด้วยการยกเลิกการใช้เอกสารกระดาษ และสามารถติดต่อราชการผ่านทางระบบออนไลน์ได้ จนทำให้ปัจจุบันเกิดนโยบายแนวทางการเปลี่ยนผ่านสู่รัฐบาลดิจิทัล จึงเป็นที่มาของ “โครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร (No Copy)” ภายใต้ความร่วมมือของสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) หรือ DGA
ซึ่งการยกเลิกสำเนาเอกสาร No Copy ส่งผลต่อหน่วยงานราชการโดยตรง เพราะแต่ก่อนการทำเรื่องต่าง ๆ ของหน่วยงานราชการจะต้องใช้เอกสารสำเนาทุกครั้ง แต่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ยกเลิกการใช้สำเนาเอกสาร ทางหน่วยงานราชการเองก็ปรับตัวและหันมาพึ่งพาระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดการมากยิ่งขึ้น
โดยทางหน่วยงานราชการเองก็มีการพัฒนาด้านการจัดเก็บรูปแบบเอกสาร จากแต่ก่อนที่เป็นแบบกระดาษ หันมาใช้ระบบจัดการเอกสารในการรวบรวมข้อมูลเอกสารในรูปแบบดิจิทัลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเอกสาร รูปภาพ หรือแม้กระทั่งข้อมูลไฟล์เสียง วิดีโอ ก็สามารถจัดเก็บได้เช่นกัน ทั้งนี้การจัดเก็บไม่ได้จบเพียงเท่านี้ แต่ยังสามารถเชื่อมโยงการใช้งานภายในหน่วยงานราชการ หรือแม้กระทั่งการเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลภาครัฐระหว่างกันอันเป็นฐานรากสำคัญในการพัฒนาระบบราชการ 4.0 เพื่อยกระดับรัฐบาลไปสู่การเป็น “รัฐบาลแห่งการเชื่อมโยงและเปิดเผย” (Open and Connected Government) นับเป็นการรวมศูนย์ข้อมูล และพร้อมเปิดเผยข้อมูลแก่ประชาชนเพื่อความโปร่งใสของข้อมูลราชการ ซึ่งสามารถเข้าไปดูได้ที่ ศูนย์แลกเปลี่ยนข้อมูลกลางภาครัฐ หรือ Government Data Exchange (GDX) ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มระบบการรับส่งข้อมูล เอกสารและทะเบียนดิจิทัลภาครัฐ โดยได้รับการออกแบบให้มีมาตรฐานและความมั่นคงปลอดภัย สามารถให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง รองรับการขยายหรือเพิ่มเติมการเชื่อมโยงจากหน่วยงานภาครัฐต่าง ๆ ให้เป็นไปตามธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance)
ดังนั้นโครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร No Copy ทำให้หน่วยงานราชการต้องสรรหาเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วยอย่างมากในการบริหารจัดการ ส่งผลให้ไม่ต้องเตรียมสำเนาเอกสารในการทำเรื่องให้ยุ่งยาก หรือเสียเวลาในการจัดเตรียม ซึ่งบางหน่วยงานราชการที่เราต้องการทำเรื่อง เพียงแค่เรานำบัตรประชาชนตัวจริงไปยื่นขอทำเรื่องที่หน่วยงานราชการ ก็สามารถรับบริการกับทางราชการได้ทันที
การยกเลิกสำเนาเอกสาร ดีอย่างไร?
อย่างที่เราทราบกันดีว่าการยกเลิกสำเนาเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นสำเนาบัตรประชาชน หรือสำเนาทะเบียนบ้าน และสำเนาเอกสารอื่น ๆ ก็ดี เป็นการเพิ่มความสะดวกสบายในการเข้ารับบริการจากหน่วยงานราชการ โดยเฉพาะหน่วยงานราชการเองก็ต้องการปรับปรุงการบริการให้กลายเป็น Thailand 4.0 โดยข้อดีของการยกเลิกสำเนาเอกสาร มีมากมาย ดังนี้
1. ประชาชนใช้บริการอย่างสะดวกสบาย
กลุ่มที่ได้รับประโยชน์จากการยกเลิกสำเนาเอกสาร คือ ประชาชน เพราะทางประชาชนที่เข้ารับการบริการของหน่วยงานราชการ ไม่ต้องเตรียมเอกสารสำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้านมาให้ยุ่งยาก อีกทั้งในสถานการณ์ที่แต่ก่อนหากลืมสำเนาเอกสารมาเข้ารับบริการหน่วยงานราชการ ประชาชนจะต้องวิ่งไปหาที่ถ่ายสำเนาเอกสาร หรือบางทีต้องถึงขั้นเดินทางกลับบ้านไปเอาสำเนามาแทน เพราะหากไม่มีสำเนาก็ไม่สามารถเข้ารับบริการของราชการได้
2. ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยระบบราชการ
เพราะการประกาศของ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องการยกระดับหน่วยงานราชการ ด้วยการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงาน สามารถใช้เอกสารในรูปแบบ e-Document ได้อย่างเต็มรูปแบบ ด้วยการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการสแกนบัตรประชาชน และยังใช้ระบบจัดการเอกสารในการรวบรวมข้อมูลของประชาชน ไม่ต้องเก็บสำเนาเอกสารกระดาษกองมหาศาลอีกต่อไป
3. เชื่อมโยงศูนย์กลางของข้อมูล
เนื่องจากมีระบบจัดการเอกสารที่ทำการรวบรวมข้อมูลเอาไว้ ซึ่งบุคลากรหน่วยงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนนี้ได้ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น ปัจจุบันทางราชการยังออกแบบเว็บไซต์ที่ประชาชนสามารถเข้าถึงข้อมูลหน่วยงานรัฐบาล เพื่อตรวจสอบความโปร่งใสของราชการ
4. มีพื้นที่ใช้สอยเพิ่มขึ้น
พื้นที่การทำงานของหน่วยงานราชการ จะถูกแบ่งเป็นพื้นที่ใช้สอย และพื้นที่จัดเก็บ ซึ่งพื้นที่จัดเก็บส่วนนี้มีเป็นพื้นที่จำกัด หากยังใช้เอกสารกระดาษอยู่ จะทำให้จำนวนพื้นที่จัดเก็บน้อยลงเรื่อย ๆ หรือบางทีต้องแบ่งพื้นที่ใช้สอย หรือพื้นที่ให้บริการประชาชน มาเพื่อใช้จัดเก็บเอกสารเพิ่มขึ้น ดังนั้นเมื่อเปลี่ยนรูปแบบเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ ยกเลิกสำเนาเอกสาร ทำให้พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ถูกเปลี่ยนเป็นพื้นที่ใช้สอยเพื่อทำประโยชน์ด้านอื่นแทน
ทั้งหมดนี้คือข้อมูลคร่าว ๆ ของโครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร No Copy และยังเป็นผลดีต่อทั้งประชาชนและหน่วยงานราชการ เพราะประชาชนสามารถเข้าถึงบริการได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น และทางหน่วยงานราชการสามารถเลือกใช้ระบบจัดการเอกสารเพื่อรวบรวมเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่าง ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ของ Ditto ที่จะเข้ามาช่วยให้หน่วยงานราชการทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว สามารถจัดเก็บ ค้นหา รวบรวมเอกสารผ่านระบบ สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้อย่างชัดเจน เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลประชาชนและข้อมูลสำคัญของทางราชการ และท้ายที่สุดการมีระบบจัดการเอกสาร จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย ให้หน่วยงานราชการสามารถเอางบจัดการเอกสาร รวมถึงพื้นที่จัดเก็บแฟ้มเอกสาร ไปใช้ในส่วนอื่นให้เกิดประโยชน์ต่อประชาชนมากที่สุด
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
