วิธีการติดต่อราชการทางอีเมล แบบเข้าใจง่ายๆ

 

เนื่องจากไม่นานมานี้ทางรัฐบาลได้ประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้ถูกลงมติในสภา โดยเนื้อหาหลักสำหรับการประกาศใช้ คือการยกระดับให้หน่วยงานราชการสามารถทำงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และทางประชาชนที่เข้ารับบริการจากหน่วยงานราชการเองก็สามารถเข้าถึงบริการในรูปแบบออนไลน์ เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้กับประชาชนนั่นเอง

 

ทั้งนี้เมื่อมีการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นที่เรียบร้อย ทำให้รูปแบบการติดต่อของราชการง่ายยิ่งขึ้น ไม่ต้องเดินทางไปถึงหน่วยงานราชการ ไม่ต้องโทรศัพท์ถือสายรอเจ้าหน้าที่รับเรื่อง แต่เราสามารถส่งอีเมลเพื่อยื่นคำร้อง หรือต้องการแจ้งรับบริการกับทางหน่วยงานราชการได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีการติดต่อราชการผ่านอีเมลจะทำอย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

มาทำความเข้าใจเรื่องระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การรับ-ส่งและเก็บข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือราชการด้วยรูปแบบระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการรับ-ส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เราเรียกกันว่า email ของหน่วยงานราชการแต่ละหน่วย หรือส่วนที่ราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างอื่น ตามที่ทางหัวหน้าส่วนราชการกำหนดให้ใช้

โดยการส่งอีเมลในรูปแบบหนังสือราชการต้องทำอย่างไร ขั้นตอนและรูปแบบของอีเมลราชการต้องเป็นรูปแบบไหน เราเตรียมมาให้คุณแล้ว

ขั้นตอนการส่งอีเมลราชการ

 

1. ตรวจเช็กและค้นหาช่องทางอิเล็กทรอนิกส์

อย่างแรกคือ เราต้องเช็กและค้นหาช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ของแต่ละหน่วยงานราชการที่เราต้องการติดต่อ โดยเราสามารถค้นหาได้ที่เว็บไซต์ของหน่วยงานนั้น หรือในฐานข้อมูลในเว็บไซต์ของ สพร. (DGA) ซึ่งเป็นเว็บไซต์สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล ที่รวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับดิจิทัลของหน่วยงานรัฐบาล

 

2. เข้าสู่ระบบ

เมื่อเจอเว็บไซต์ของหน่วยงานราชการที่เราต้องการติดต่อแล้ว ให้เราเข้าระบบอีเมลของตัวเอง ระบุชื่อเรื่องที่ต้องการติดต่อ พิมพ์เนื้อหาที่ต้องการ (โดยหลักการเขียนอีเมลจะกล่าวในส่วนถัดไป)

3. โหลดแบบฟอร์มคำขอ

ในกรณีที่เราต้องการใช้แบบฟอร์มของหน่วยงานราชการที่ติดต่อ ให้เราโหลดแบบฟอร์มคำขอจากเว็บไซต์ของหน่วยงานนั้น หรือจะพิมพ์ใน Microsoft Word ขึ้นมาเองก็ได้ แต่อาจจะต้องทำตามแบบฟอร์มที่ทางหน่วยงานราชการกำหนดขึ้น

 

4. ลงชื่อ นามสกุล ให้เรียบร้อย

เมื่อเขียนข้อมูลให้เรียบร้อย ให้เราระบุชื่อ นามสกุล เบอร์โทรติดต่อหรือสามารถระบุ ID LINE และอีกสิ่งที่สำคัญคือ ให้ระบุเลขบัตรประชาชน เพื่อให้หน่วยงานราชการติดต่อกลับมายังคุณได้รวดเร็ว

 

5. แนบไฟล์ PDF ที่จำเป็น

หากมีข้อมูลอื่น หรือต้องการแนบไฟล์ PDF สำคัญที่คุณต้องการแนบเป็นเอกสารเพิ่มเติมในการติดต่อหน่วยงานราชการ แนะนำให้แนบไฟล์ PDF เข้าไปในอีเมลฉบับนี้เลย เพื่อให้หน่วยงานราชการพิจารณาประกอบกับคำขอหน่วยงานราชการ เมื่อข้อมูลทุกอย่างครบถ้วนเรียบร้อยให้กดส่งอีเมลหาหน่วยงานนั้นได้เลย

 

ทั้งนี้ รูปแบบการจัดเรียงเนื้อหาในรูปแบบอีเมลติดต่อหน่วยงานราชการตามระเบียบของสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ที่ถูกต้อง จะต้องทำตามเกณฑ์ดังนี้

• ถึง
  ให้ใส่อีเมลหน่วยงานราชการที่ต้องการติดต่อ
• เรียน
  ตามระบุในหนังสือ กรณีมีชั้นความเร็ว ให้ระบุชั้นความเร็วในชื่อเรื่องของอีเมลตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค : เช่น ด่วนที่สุด : ขอเชิญประชุมคณะกรรมการตรวจรับพัสดุตามสัญญา เลขที่… ครั้งที่…
• เรียน (คำขึ้นต้น)
  ใช้ตามฐานของผู้รับหนังสือตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่อีเมลนั้นมี หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่ส่งหนังสือราชการให้กับบุคคลที่ไม่มีตำแหน่งหน้าที่
• ข้อความ
  ให้ลงสรุปส่วนเนื้อหาสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายที่สุด หากมีความประสงค์อื่นๆ แนะนำให้แยกออกมาเป็นข้อๆ
• คำลงท้าย
  ลงตำแหน่งของผู้ที่อีเมลนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงบุคคลที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
• ลงชื่อ
  ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือ
• ข้อมูลติดต่อ
  ให้พิมพ์ชื่อผู้ติดต่อหรือก็คือชื่อ นามสกุล ของผู้ติดต่อ พร้อมแนบเบอร์โทร และเลขที่บัตรประชาชน
• เส้นปิดข้อความ
  (——————–——————–——————–——————–——————–————-)
  ส่วนเส้นปิดข้อความ เพื่อแสดงให้เห็นว่าสิ้นสุดเนื้อหาของอีเมล โดยให้เส้นประหรือเส้นทึบปิดข้อความยาวตลอดบรรทัดที่อยู่ใต้ข้อมูลติดต่อ
• ข้อความขอให้ตอบกลับ
  เพื่อขอให้ผู้รับอีเมลหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องแจ้งตอบกลับ ว่าได้รับอีเมลแล้ว
• ข้อความจำกัดความรับผิดมาตรฐาน
  ให้พิมพ์ข้อความ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังนี้

“อีเมลนี้เป็นข้อมูลที่เป็นความลับ และอาจเป็นข้อมูลที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล การนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้หรือเปิดเผยให้บุคคลอื่นใดล่วงรู้ เป็นการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาต หากท่านมิได้เป็นบุคคลที่อีเมลฉบับนี้ระบุถึงแล้ว กรุณาลบอีเมลนี้ออกจากคอมพิวเตอร์ที่ท่านได้รับ

ทั้งนี้ ขอขอบคุณหากท่านได้แจ้งผู้ส่งถึงการจัดส่งอีเมลผิดพลาดด้วย”

 

This email is confidential and may be privileged. Use or disclosure of it by anyone other than a designated addressee is unauthorized.

If you are not an intended recipient, please delete this e-mail from the computer on which you received it. We thank you for notifying us immediately.

 

และเมื่อตรวจทานข้อมูลเป็นอันเรียบร้อย สามารถกดส่งไปยังอีเมลที่ระบุได้เลย ซึ่งการส่งอีเมลไปยังหน่วยงานราชการนี้ ถือเป็นประโยชน์อย่างมาก เนื่องจากช่วยลดเวลาในการเดินทางไปติดต่อเรื่องที่หน่วยงาน ประหยัดเงิน รวมถึงการทำงานหน่วยงานราชการก็ง่ายและรวดเร็ว พร้อมให้บริการแก่ประชาชนทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งยังสอดคล้องกับการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่มุ่งเน้นการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของหน่วยงานราชการให้เข้าสู่สังคมดิจิทัลมากยิ่งขึ้น และใช้เทคโนโลยีในการทำงานมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand